Caracteristici
• lucreaza cu case de marcat Optima, Euro, Datecs, Sapel, etc. dar prin intermediul driver-ului universal poate fi configurat sa lucreze si cu alte case de marcat.
• pentru articolele ce nu au o codificare de la furnizor se pot tipari etichete cu cod de bare (CODE 39) pe orice imprimanta cu jet sau laser. Vor fi tiparite un numar de etichete egal cu cantitatea din receptie.
• sistemul de vanzare este cel cu scanare code bar. In mod normal se scaneaza produsele unul cate unul cu posibilitatea de a introduce cantitatea. Exista si produse la care sistemul cere in mod obligatoriu si cantitatea. De asemenea, sistemul poate fi configurat sa citeasca cantitatea direct din code bar (EAN 13 sau EAN 128), in cazul existentei cantarelor cu etichetare.
• dupa ce bonul este terminat este trimis catre casa de marcat (imprimanta fiscala) unde este tiparit si fiscalizat.
• datele sunt imediat preluate in sistemul finaciar contabil Resurse ERP, iar actualizarea stocurilor si a fisei de magazie se face on-line.
• pentru cumparatorii persoane juridice se poate tipari si factura fiscala pe imprimante obisnuite.
Avantajele folosirii modulului Resurse POS sunt:
• costuri reduse datorita folosirii caselor de marcat obisnuite ( costa intre 250 si 350 Euro)
• posibilitatea tiparirii etichetelor pe imprimante obisnuite cu jet sau laser
• tinerea evidentei on line a stocurilor si a vanzarilor
• automatizarea vanzarii prin folosirea cititoarelor cu cod de bare.
Prin modulul Resurse POS este asigurata inregistrarea si procesarea tranzactiilor efectuate in cadrul activitatilor de vanzare cu amanuntul, acesta permitand emiterea si tiparirea bonurilor fiscale, centralizarea si urmarirea vanzarilor companiei prin bonuri fiscale, obtinerea de rapoarte fiscale si setarea imprimantei fiscale.
Balanta Contabila - acest modul sintetizeaza rezultatele, din punct de vedere contabil, ale tuturor operatiunilor efectuate de sistem. Principalele date din cadrul acestui modul sunt inregistrarile contabile. In cea mai mare masura acestea sunt transferate din celelalte module, (prin mecanismul de contare automata) urmand ca in acest modul sa se faca mici corectii ale balantei contabile si inregistrarile corespunzatoare inchiderii de luna. In urma inregistrarilor contabile programul calculeaza automat balanta contabila analitica si sintetica (in doua variante), fise de cont, registrul jurnal, notele contabile, cartea mare, etc. Programul efectueaza automat inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli, precum si inchiderea de TVA.
Modulul Contabilitate - este locul in care informatiile se "traduc" in termeni contabili. Transformarea actelor in note contabile se face pe principiul masinii de facut biscuiti. Pe o parte avem actele (aluatul) si in functie de sistemul de definire a contarilor (forma din varf) ies notele contabile (respectiv biscuitii de diverse forme). In definirea contarilor se tine seama de tipul actului, tipul reperului, punctul de lucru si gestiunea cu care se lucreaza. Exista doua metode de generare automata a notelor: "on-line" adica in momentul introducerii actului se si contabilizeaza, sau "la cerere" adica atunci cand se doreste acest lucru. Ambele metode au atat avantaje cat si dezavantaje, de aceea este nevoie de o analiza atenta. O nota contabila cuprinde mai multe inregistrari contabile (ex. facturile emise din gestiunea DEPOZIT). In momentul introducerii sau modificarii unui act ce tine de aceasta, nota trece in starea de "MODIFCAT". In momentul contarii trece in starea de "CONTAT". O nota poate fi "VALIDATA" moment din care nu mai pot fi facute adaugari sau modificari in luna respectiva. Persoanele cu drepturi speciale (director economic etc.) pot opta pentru validarea sau dezactivarea validarii unei note contabile.
Nomenclatorul de articole - contine articolele si serviciile gestionate de unitate. Articolele sunt identificate printr-un cod unic la nivelul intregului sistem Resurse ERP. Articolele pot fi de mai multe tipuri: materii prime, produse finite, semifabricate, ambalaje, materiale, servicii.
Articolele sunt clasificate dupa mai multe criterii: clase de articole, producator, grupe si subgrupe, reper tehnic, tip contabil. Grupele si subgrupele au o structura ierarhica. Reperul tehnic se poate folosi in cazul substitutie articolului intr-un proces de productie sau pentru a gasi articole similare in cazul epuizarii stocului la un articol. Un exemplu de reper tehnic este: articolele - "ANVELOPA 165/14 MONTANA", "ANVELOPA 165/14 BARUM", "ANVELOPA 165/14 CONTINENTAL" au ca si reper tehnic: "ANVELOPA 165/14".
Clasele, grupele si subgrupele pot fi definite de utilizator in functie de nevoile proprii, si pot fi folosite la selectia articolelor in vederea elaborarii de rapoarte sau grafice.
Tipul contabil este folosit in special la definirea contarilor: materie prima, ambalaj, materiale consumabile, combustibil, piese de schimb, mijloace fixe etc...
Selectia articolelor : Articolele pot fi selectate pe baza mai multor criterii de selectie, in cadrul unei ferestre de selectie accesibila si din alte module ale sistemului Resurse ERP: cod, denumire, grupa , subgrupa, clasa, tip contabil, atribute.
Atribute si clase de atribute : Deoarece in practica exista o larga diversitate de informatii despre articole, care se doresc a fi memorate, Resurse ERP pune la indemana utilizatorului un mecanism arborescent de definire si gestionare de atribute dintre cele mai diverse (dimensiuni, note, observatii, etc.). De exemplu, dorim sa inregistram dimensiunile unui articol: se defineste cheia DIMENSIUNI cu valorile - LATIME, LUNGIME, INALTIME. Atribuind aceste valori articolelor putem sa obtinem diverse rapoarte.
Modulul gestiune stocuri - ofera mijloacele necesare initializarii si controlului stocurilor existente in fiecare gestiune a unei organizatii. Pentru fiecare articol din stoc sunt memorate informatii calitative si cantitative. In cazul articolelor inregistrate la mai multe preturi de gestiune, evidenta se face separat, pentru fiecare pret in parte.
Iesirile din stoc se pot gestiona pe baza metodei FIFO (primul intrat, primul iesit) sau prin metoda Alegerii Selective (pentru cazul in care dorim sa asiguram trasabilitate).
Ce este Trasabilitatea? Mecanismul consta in introducerea lotului pentru fiecare intrare in gestiune si alegerea lotului din care facem descarcarea la fiecare iesire (bon consum, factura, aviz, transfer etc.).
Un mecanism care pe cat pare de simplu, pe atat este de complicat de pus in practica. Este, in general cerut de firmele certificate ISO, si de firmele ce produc articole cu risc ridicat: medicamente, produse chimice etc.
Nici legislatia fiscala nu este foarte clara in acest domeniu: trasabilitatea presupune ca gestiunea sa fie descarcata prin metoda alegerii selective (imi aleg din ce lot consum), metoda, care nu este in mod explicit agreata de finante. Problema se poate "ocoli" considerandu-se fiecare lot ca fiind alt articol cu proprietati calitative distincte (ceea ce nu este foarte departe de adevar).
Adevarata problema apare la gestionarea acestei informatii: cand se scoate materie prima din gestiune, sa se ia din acel lot si nu din altul, cel ce opereaza sa scada din lotul din care s-a facut descarcarea nu din altul, daca s-a descarcat din doua sau mai multe loturi sa se treaca mai multe pozitii pe bonul de consum etc.
Resurse ERP - permite gestionarea partenerilor, inregistrand atat informatii diverse (denumire, adresa, telefon, email, persoane contact etc.) cat si informatii specifice: credit maxim, politici de preturi, domenii de activitate, politici de distributie. Toate aceste date pot fi ulterior folosite in analize de marketing complexe.
Partenerii sunt inregistrati la nivel de subunitati (filiale), si sunt mentinuti unici la nivelul intregului sistem, prin intermediul unor mecanisme de replicare / verificare / unificare. Replicarea se face pe baza unui cod intern unic la nivelul unitatii, verificarea se realizeaza prin compararea campurilor de cod fiscal cat si de denumire plus localitate, iar unificarea se face printr-o tabela de corespondenta, in cazuri speciale. Unicitatea partenerilor este foarte importanta in cadrul unei unitati complexe, distribuite geografic.
Adaugarea unui partener nou presupune specificarea minimului de informatii necesare inregistrarii unui partener in sistem (nume, cod fiscal, cod intern).
Totodata se pot gestiona informatii dintre cele mai diverse legate de parteneri: personalitate fizica/juridica, adresa, conturi contabile in lei si in valuta, limite de credit, persoane de contact, clasa, agent implicit, rute, politici legate de discounturi si/ sau promotii. Deoarece in practica exista o larga diversitate de informatii despre parteneri care se doreste a fi memorata, modulul CRM pune la indemana utilizatorului un mecanism arborescent de definire si gestionare de atribute dintre cele mai diverse (domenii de activitate, note, observatii, dotarea informatica, etc.).
De exemplu dorim sa inregistram domeniile de activitate ale unei firme: se defineste cheia DOMENIU cu valorile: MET - METALURGIE, CONSTR - CONSTRUCTII, INST - INSTALATII; atribuind aceste valori firmelor putem sa obtinem, de exemplu, o situatie cu toate firmele ce au ca domeniu de activitate constructiile.
Limita de credit Este suma maxima cu care un client poate fi creditat. Daca aceasta suma este depasita se poate "bloca" acel client. Blocarea se poate face manual sau automat, functie de caz. Un client poate fi "blocat" si din alte motive decat cele legate de creditul maxim. Acest lucru poate fi facut insa doar de catre operatori autorizati.
Clase de parteneri Permit gruparea partenerilor in functie de nevoile organizatiei, oferind suport pentru analize si rapoarte complexe.
Conturi bancare Gestionarea conturilor la banci ale partenerului, ca suport pentru utilizarea lor pe documentele de plata.
Politici de pret Permit definirea de discounturi si promotii anumitor parteneri per total sau / si pe anumite clase de produse. Aceste discounturi se regasesc apoi in modulul de facturare.
Sistemul ofera un instrument foarte flexibil de selectare a partenerilor dupa orice fel de criterii de selectie, avand posibilitatea de a prezenta rezultatele selectiei in diverse formate (raport, grafic, tabel, CSV, Excel). Partenerii pot fi selectati dupa oricare din atributele lor.
Modulul ofera suportul unic necesar gestionarii partenerilor in toate celelalte module Resurse ERP.Pentru activitatea de distributie acest modul poate interactiona cu sistemul geografic Magellan.
Atribute si clase de atribute Acest mecanism exista la Parteneri si Articole. Deoarece in practica exista o larga diversitate de informatii care se doreste a fi memorata despre parteneri sau articole, Resurse ERP pune la indemana utilizatorului un mecanism arborescent de definire si gestionare de atribute dintre cele mai diverse (domenii de activitate, note, observatii, dotarea informatica, poze, etc.)
Modulul Terti - asigura urmarirea analitica a tertilor (conturile 542, 455, 461, 462 etc). In mod automat toate documentele ce au legatura (prin configurare) cu un tert se vor putea regasi automat in acest modul. De asemenea se asigura obtinerea unei balante de terti, pentru fiecare cont sintetic si analitic (542, 455, 461, 462, etc).
La inceputul perioadei de lucru, se introduc soldurile debitoare sau creditoare ale tertilor. Ulterior actele din modulele de Incasari si Plati, cele din Deconturi sunt preluate automat in acest modul. Se poate configura si o legatura cu sistemul de personal - salarizare BANI - 2006, pentru urmarirea retinerilor, tichetelor etc. Eventualele corectii sunt preluate direct din modulul de Contabilitate.
Gestiune Productiei - organizarea activitatii de productie consta in stabilirea comenzilor de productie, calculul necesarului pe baza retetarelor, antecalculul pretului articolului produs, lansarea in productie pe baza ordinelor de executie a loturilor de produse, intocmirea bonurilor de consum pentru materia prima folosita, intocmirea notelor de predare pentru produsele finite rezultate si in final, calculul pretului real de productie.
Trebuie avut in vedere ca o anumita comanda poate sa fie realizata in mai multe etape (ordine de excutie), iar consumurile pentru o anumita etapa pot fi decalate in timp.
In multe cazuri este necesara asigurarea trasabilitatii. Aceasta inseamna, ca pentru fiecare din loturile de produse finite obtinute, sa cunoastem din ce loturi au venit materiile prime (macar pentru o parte din aceste materii prime).
Nu in ultimul rand trebuie avute in vedere drepturile si responsabilitatile personalului in asigurarea acestui flux.
In urma completarii unei comenzi de productie si a unui retetar se pot estima consumurile de materii prime si manopera. Comanda de productie este data in lucru pe baza ordinelor de executie. Pe masura ce se consuma materiile prime, se completeaza bonurile de consum. La predarea produselor finite se intocmesc Notele de Predare. Pe baza consumurilor reale se poate calcula pretul de cost.
Comenzile de productie (CP) O comanda de productie este o comanda interna firmei, care poate fi rezultatul unei comenzi ferme de la unul sau mai multi clienti, sau pur si simplu decizia unei persoane autorizate. In documentatie va fi prescurtata uneori ca si CP.
Comanda de productie (CP) are ca si obiectiv realizarea unei cantitati dintr-un produs finit (sau semifabricat), pe care il vom numi articol principal. In urma procesului de productie pot rezulta si alte produse finite secundare. In acest caz calculul pretului aferent fiecarui articol rezultat se face pe baza unui punctaj (care poate fi stabilit si in retetar).
Materii prime si materiale necesare realizarii CP Pentru realizarea unei CP trebuie sa consumam diverse materii prime si materiale. Aceste articole si cantitatile necesare pot fi preluate din retetare (daca acestea exista). Daca retetarul nu exista sau daca CP este unicat, acestea pot fi introduse manual. Chiar si in cazul preluarii din retetar acestea pot fi modificate functie de necesitatile de moment. Prin stabilirea acestor materiale putem sa facem un calcul de necesar (la nivelul comenzii, gestiunii sau chiar a unitatii).
Manopera / div. cheltuieli necesare realizarii CP Pentru realizarea unei comenzi de productie sunt necesare si alte cheltuieli directe, in afara de consumul de materii prime. Una din aceste cheltuieli este si manopera utilizata. Operatiunile sunt selectate din nomenclatorul de manopera, si sunt inmultite cu cantitatea de produs. Se obtine costul total de manopera.
Nomenclatorul operatiunilor de manopera Pentru o mai rapida introducere a datelor, sistemul permite definirea principalelor activitati de manopera. Acestea pot fi codificate intr-un nomenclator, si apoi apelate ori de cate ori este nevoie.
Produse secundare rezultate in urma realizarii CP In urma realizarii unei CP pot sa rezulte si alte produse finite secundare. Aceste articole precum si cantitatile estimative pot fi preluate din retetare ( daca acestea exista). Pretul acestor articole poate fi calculat pe baza unui "punctaj" raportat la articolul principal. Aceste articole intra in gestiune pe baza notelor de predare.
Retetarele Retetarele trebuie sa stabileasca materiile prime, manoperele si alte cheltuieli necesare pentru a obtine un anumit produs finit. Ca si comenzile de productie, retetarele au un articol principal, articole secundare produse, articole consumate, manopere si cheltuieli diverse. Un anumit articol poate sa aiba doar un singur retetar. Pe baza acestui articol principal comanda de productie va sti sa aleaga ce retetar ii revine. Pentru articolele secundare produse, trebuie sa cunoastem cantitatea precum si un punctaj necesar calcularii pretului final. Articolelor consumate trebuie sa le specificam cantitatile normate precum si gestiunea din care se consuma. Manoperelor si altor cheltuieli trebuie sa le stabilim cantitatea normata precum si modul de calcul.
Materii prime si materiale aferente unui retetar Retetarele definesc ce cantitati din diverse materii prime si materiale trebuie sa se consume pentru a produce un anumit produs finit. Aceste valori sunt teoretice si pot fi folosite in calculul de necesar.
Manopera / div. cheltuieli in retetar Pentru a realiza un produs sunt necesare anumite operatiuni de manopera prestabilite. Acestea pot fi definite direct in retetar pentru usurinta operarii comenzilor de productie.
Produse secundare rezultate Daca in urma unui proces de productie rezulta articole secundare, ele pot fi incluse in retetare.
Calculul necesarului Dupa introducerea unei comenzi de productie, este important sa vedem care este necesarul de materii prime si materiale. Acestea se calculeaza pe baza retetarelor, inmultindu-se cantitatea normata din reteta cu cantitatea de produse finite din comanda. Toate elementele astfel calculate din reteta sunt aduse in comanda, unde pot fi modificate in functie de necesitatile de moment. Ele sunt memorate in comanda pentru a putea fi ulterior comparate cu rezultatele efective. Pe baza necesarului a mai multor comenzi se poate calcula stocul previzional si apoi necesarul de aprovizionare.
Antecalculul pretului articolului produs De multe ori, in cadrul procesului de gestionare a activitatii de productie, avem nevoie sa facem o estimare a pretului produsului finit; aceasta deoarece pretul se negociaza inainte de fabricatia efectiva. Antecalculul tine seama de consumurile materiale preconizate a se efectua precum si de pretul manoperei. Problema este ca nu se cunoaste pretul real al materiilor prime la momentul acestui calcul. Sunt diverse metode de a estima acest pret (ultimul de pana atunci, un pret in valuta, pret in lei estimativ), insa solutia adoptata se stabileste impreuna cu persoanele autorizate in momentul implementarii programului.
Lansarea in executie (ordinele de executie) - OE O comanda de productie de regula nu se realizeaza in intregime la un moment de timp. Ea se realizeaza pe parcursul unei perioade de timp in transe ce sunt permise atat de incarcarea utilajelor sau persoanelor, cat si de stocul de materii prime. Transele ce sunt date in lucru sunt adaugate pe rand de persoane autorizate si se numesc ordine de executie. Ordinele de executie stabilesc cat din totalul comenzii se da in lucru, apoi calculeaza necesarul de materii prime. Materiile prime se dau in consum pe masura ce sunt consumate prin bonuri de consum. Un ordin de executie poate contine mai multe bonuri de consum cu date si gestiuni diferite. Se pot vizualiza oricand situatii comparative intre consumul real si cel calculat. Cantitatile de produse finite se receptioneaza pe baza notelor de predare, care si ele pot fi mai multe la acelasi ordin de executie.
Materii prime si materiale necesare realizarii OE Pentru realizarea unui OE trebuie sa consumam diverse materii prime si materiale. De regula acestea coincid cu cele din comanda de productie, pastrand proportiile.
Manopera / div. cheltuieli necesare realizarii OE Pentru realizarea unui ordin de executie sunt necesare si alte cheltuieli directe, in afara de consumul de materii prime. Una din aceste cheltuieli este si manopera utilizata. Operatiunile sunt selectate din nomenclatorul de manopera, si sunt inmultite cu cantitatea de produs. Se obtine costul total de manopera.
Produse secundare rezultate in urma realizarii OE In urma realizarii unui OE pot sa rezulte si alte produse finite secundare. Aceste articole precum si cantitatile estimative pot fi preluate din retetare (daca acestea exista). Pretul acestor articole poate fi calculat pe baza unui "punctaj" raportat la articolul principal. Aceste articole intra in gestiune pe baza notelor de predare.
Bonurile de consum In momentul in care materiile prime sau materialele sunt scoase efectiv din magazie, se intocmeste bonul de consum. Acesta scade stocul gestiunii respective si se leaga de ordinul de executie corespunzator. Pentru un ordin de executie pot fi generate mai multe bonuri, in functie de gestiune si data. In functie de necesitatile fiecarei firme, emiterea acestui bon poate fi automatizata la operare (ex. "consuma toate mat.prime de pe un ordin de executie"). Bonul de consum este valoric, pretul de consum fiind calculat in functie de metoda de descarcare. In cazul necesitatii asigurarii trasabilitatii (urmarire pe loturi), descarcarea anumitor materii prime se face folosind metoda "alegerii specifice".
Notele de predare Notele de predare se intocmesc in cazul terminarii si predarii produselor finite. Sunt documente care incarca stocul din gestiune. Pretul de incarcare pe stoc este dat de metoda de calcul. Ele se intocmesc atat pentru predarea articolului principal cat si a celor secundare. Pentru un ordin de executie putem avea mai multe note de predare cu gestiuni si/ sau date diferite.
Calculul pretului de productie
Problema calcului pretului de consum este complexa, in final, trebuie gasit algoritmul care sa reflecte cat mai aproape de adevar costurile reale de productie. Este important acest lucru pentru a putea sti exact cat de profitabil (sau perdant) este un anumit produs. Dupa cum se stie pretul de vanzare este stabilit de piata. Este absolut necesar sa vedem daca pretul real de productie se situeaza mai jos sau nu. In functie de aceste valori se pot stabili strategii de vanzari: se pot opri din fabricatie anumite produse, se poate umbla la costuri etc ... .
Pretul de productie este suma costurilor impartita la cantitatea produsa. Aceste costuri se compun din costuri cu materia prima si materialele, costuri directe (manopera, div. cheltuieli specifice, servicii executate de terti etc.) si costuri indirecte. Functie de politica firmei se stabileste daca toate aceste costuri vor fi luate in calculul pretului de productie. Costurile cu materiile prime sunt, in general, destul de exacte, putandu-se opta si aici pentru diverse metode de calcul: pret pe lot, pret funizor, pret mediu pe o gestiune, pret mediu pe intreaga unitate. Si costurile directe (daca se folosesc) sunt in general exacte. Ceva mai multe probleme apar la costurile indirecte, unde trebuie gasite reguli de repartizare. De multe ori aceste calcule sunt iterative (se calculeaza din unul in altul : ex. costul unitatii se repartizeaza pe sectie apoi pe produsele realizate).
Asigurarea trasabilitatii
Mecanismul consta in introducerea lotului pentru fiecare intrare in gestiune si alegerea lotului din care facem descarcarea la fiecare iesire (bon consum, factura, aviz, transfer etc.)
Un mecanism care pe cat pare de simplu, pe atat este de complicat de pus in practica. Este, in general cerut de firmele certificate ISO si de firmele ce produc articole cu risc ridicat: medicamente, produse chimice etc.
Nici legislatia fiscala nu este foarte clara in acest domeniu: trasabilitatea presupune ca gestiunea sa fie descarcata prin metoda alegerii selective (imi aleg din ce lot consum) metoda, care nu este in mod explicit agreata de finante. Problema se poate "ocoli" considerandu-se fiecare lot ca fiind alt articol cu proprietati calitative distincte (ceea ce nu este foarte departe de adevar).
Adevarata problema apare la gestionarea acestei informatii: cand se scoate materie prima din gestiune, sa se ia din acel lot si nu din altul, cel ce opereaza sa scada din lotul din care s-a facut descarcarea nu din altul, daca s-a descarcat din doua sau mai multe loturi sa se treaca mai multe pozitii pe bonul de consum etc. Dupa cum se vede multi de "daca" ce depind de multe persoane: gestionari, operatori etc.
Desi este laborios, acest mecanism se poate implementa cu succes.
Microproductia - este un caz particular al modulului de productie, insa proiectat sa functioneze foarte rapid si facil la operare. Pe scurt, cu acest modul putem produce o anumita cantitate dintr-un articol, consumand alte articolele.
Pretul articolului rezultat va fi calculat automat ca si valoarea consumurilor impartita la cantitatea produsa. Poate fi folosit cu succes si la transformarea unui articol in altul (cu alta unitate de masura), precum si la reglarea diferentelor de stoc provenite din operarea gresita a unui produs in locul altuia similar.
Modulul Centre de Profit - fiecare cheltuiala sau venit trebuie legate de un centru de colectare. Aceste centre de colectare se grupeaza in centre de profit, foarte importante in economia oricarei firme. Cheltuielie pot fi repartizate pe baza unor scheme de repartizare in functie de diverse criterii (km parcursi, amortismente, salarii, materiale consumate etc.)
Toate cheltuielile si veniturile contin atat centrul de colectare cat si contul financiar ( 6xx sau 7xx). In acest fel putem sa stim componenta pe centre de colectare a fiecarui cont din balanta financiara.
Gestiunea lucrarilor, devize de cheltuieli - gestiunea lucrarilor (de constructie, de montaj etc.) realizeaza urmarirea costurilor si veniturile pe fiecare lucrare in parte. Executia unei lucrari se petrece pe o perioada mai lunga de timp, si presupune consumuri de materiale si manopera. Fiecare lucrare se constituie ca un centru de profit pe care se colecteaza consumurile materiale precum si manoperele executate. Sistemul poate fi integrat cu programul de salarizare SALARIZARE, de unde sa extraga cheltuielile cu salariatii. Asupra acestor lucrari pot fi repartizate cheltuieli comune pe sectie sau unitate, precum si cheltuielile cu amortizarile si cu parcul auto (in functie de km efectuati pentru fiecare lucrare in parte).
Urmarirea activitatilor de service - activitatea de service (auto, reparare electronic si electrocasnice etc.), seamana oarecum cu activitatea de productie, cu unele diferente: nu este neaparat ca in urma procesului sa rezulte un produs nou, comenzile de service difera unele de altele, deci nu putem vorbi de retetare. In rest, ca si in cazul productiei, se consuma materiale si manopera, putem vorbi despre un antecalcul (o estimare a lucrarii) si un postcalcul.
La preluarea comenzii se inregistreaza datele despre client si despre articolul ce face obiectul comenzii, dupa care se estimeaza materialele necesare si manopera (acolo unde este posibil). Pe masura derularii comenzii se dau in consum materialele si se completeaza timpii de manopera. In cazul in care nu exista anumite articole pe stoc, acestea se comanda furnizorilor, comanda ramand in strea de asteptare.
La finalizarea comenzii se face postcalculul si se stabileste totalul de plata. Este posibila emiterea de facturi de avans (cu legare de case de marcat si cititor de card-uri). Factura finala va storna automat aceste avansuri si va inchide comanda.
Mijloace fixe - acest modul asigura gestiunea mijloacelor fixe dintr-o unitate. Ele pot fi adaugate automat pe masura achizitionarii, sau pot fi introduse direct in modul conform fiselor. Programul va alege codul de clasificare in functie de catalogul actualizat, si va calcula automat durata de functionare precum si amortizarea lunara. In cazul mijoacelor fixe mai vechi se va introduce amortizarea existenta (defalcat pe contul de 281. si de 8045). De aici inainte amortizarea va fi calculata automat. Programul permite folosirea coeficientului de amortizare. Toate inregistrarile efectuate in acest modul se pot transfera automat in modulul Balanta contabila sub forma de nota centralizata sau necentralizata. Sunt permise selectii functie de sectie, cod de clasificare etc.
Obiecte de inventar - modulul gestioneaza nomenclatorul obiectelor de inventar precum si miscarea acestora. La cumparare obiectele de inventar intra in gestiune in starea de "obiecte de inventar noi". Pe masura ce se dau in folosinta, obiectele sunt legate de persoane, sectii si centre de profit. Astfel, obiectele se pot misca din "noi" in "vechi" si din "vechi" in "vechi", atunci cand isi schimba responsabilul. Contarea miscarii se face automat.
Modulul furnizeaza balanta obiectelor de inventar la o anumita data, precum si fisa miscarilor pe intreaga perioada de functionare. Obiectele de inventar pot iesi din evidenta prin instrainare, casare sau alte forme existente.
Gestiune parc auto si foi de parcurs - acest modul este obligatoriu de a fi folosit de catre firmele a caror cheltuiala cu parcul auto este consistenta, dar nu numai. Pe scurt, modulul pune la dispozitie un mecanism puternic de urmarire a masinilor cu tot ce inseamna aceasta: combustibili, piese de schimb, reparatii si service, foi de parcurs detaliate pe masina, sofer si centru de colectare (pentru cine se face transportul).
Pot fi vizualizati km parcursi pentru firma sau in interes personal, consumul mediu pe o perioada. Cheltuielile pot fi legate de centre de profit, urmand a fi repartizate ulterior in functie de un anumit criteriu (ex.km).
Modulul Desfacere - asigura completarea si prelucrarea documentelor efectuate in cadrul activitatilor de desfacere (vanzari si transferuri de articole), oferind facilitati pentru inregistrarea, centralizarea si urmarirea vanzarilor si pentru administrarea transferului de articole intre diferite gestiuni ale companiei. Prin completarea si inregistrarea documentului, se actualizeaza automat stocurile articolelor vandute sau transferate. Metoda de actualizare a stocului poate fi FIFO sau cea a alegerii specifice (in cazul asigurarii trasabilitatii) si se stabileste in momentul configurarii sistemului.
Modulul realizeaza inregistrarea, modificarea, vizualizarea, emiterea, stornarea, stergerea sau anularea documentelor de desfacere. Fiecare document emis se poate tipari la cerere, formatul acestuia se configureaza functie de cerintele clientului.
Avizele de expeditie catre clienti pot fi facturate (total sau partial) prin realizarea de asocieri intre facturi si avize inregistrate la date anterioare facturilor; in momentul facturarii se poate specifica, pentru fiecare articol, cantitatea facturata.
Facturile si avizele de expeditie pot fi generate pe baza comenzilor primite de la client, permitand livrarea totala sau partiala a uneia sau mai multe comenzi. In cazul in care comanda pe baza careia se face documentul este cu rezervare de stoc, livrarea se face numai din stocul rezervat pentru comanda respectiva.
Modulul desfacere asigura evidenta automata a documentelor de vanzare, consistenta datelor, regasirea si prelucrarea complexa a informatiilor specifice.
Pentru fiecare articol completat pe un document este afisata cantitatea disponibila in stoc in momentul inregistrarii documentului.
La inregistrarea unui document sunt puse la dispozitie ferestre de cautare necesare la completarea codurilor clientilor, marfurilor, modalitatilor de plata, bancilor. Aceste ferestre ofera posibilitatea regasirii informatiei dorite folosind orice criteriu de selectie. In orice fereastra se pot adauga elemente noi, fara a intrerupe inregistrarea documentului.
Consistenta datelor
Operatiile de modificare sau stergere sunt permise doar pentru documente a caror data face parte dintr-o perioada deschisa atat din punct de vedere comercial cat si contabil.
Facturile si avizele de expeditie pot fi generate pe baza comenzilor inregistrate anterior. In cazul in care comanda a rezervat din stoc, factura sau avizul anuleaza rezervarea si scade automat stocul.
Documentele de incasare asociate documentelor de desfacere pot fi inregistrate prin intermediul modulului INCASARI.
Problema politicilor de pret si a discounturilor
Rezolva in principal gasirea pretului de vanzare functie de articol, client si de politicile de pret practicate.
Sistemul gestioneaza mai multe liste de preturi, peste care pot fi aplicate diverse politici de pret (perioade de promotie, discounturi la vanzari peste o anumita limita).
Calcul Pret Derivat
Prin acest mecanism se pot calcula preturi de vanzare sau ofertare pe baza unui pret de catalog. Calculul se face functie de valuta pretului de lucru.
Aceste politici de pret sunt generale, ele trebuiesc adaptate la modul de lucru al fiecarei firme.
Urmarirea onorarii comenzilor si a contractelor este o prioritate in activitatea unei firme, deoarece de ea depinde satisfacerea clientilor.Sistemul Resurse ERP dispune de mecanisme puternice pentru aceasta gestionare:
Mecanismul de stoc previzional
Acest mecanism furnizeaza informatii legate de stocul previzional, necesare in construirea comenzilor catre furnizori.
Cantitatea necesara de comandat (pe baza careia se face comanda catre furnizor) se calculeaza astfel: Suma cantitatilor comandate de catre clienti si neonorate minus stocul previzional.
Stocul previzional se calculeaza ca si stoc actual, plus comenzile catre furnizori neinchise prin receptie (care au fost timise catre furnizori, dar nu au sosit inca).
Generarea automata a actelor pe baza altor acte:
Totul se intampla la nivel de specificatie (linie) din act. Legatura este de tipul 1 : N, adica o linie din actul sursa poate sa se transforme in mai multe linii in acte de tipuri diferite.
• Comanda client se avizeaza (factureaza) catre client
• Comanda client se duce intr-un act gen "nu se poate"
• Comanda client se transforma in aviz intern de la alta gestiune (care scade stocul)
• Avizul intern de la o gestiune se transforma in NIR cu aviz intern in alta gestiune
• Comanda client se transforma in comanda furnizor intern sau extern
• Comanda client se transforma in comanda furnizor firma din grup care se exporta intr-un format extern
• Comanda furnizor se transforma in receptie
• Comanda de la o firma din grup se importata dintr-un format extern
Urmarirea stocului real Stocul se gestioneaza analitic pe fiecare articol si gestiune in parte. Acest mecanism are rolul de a asigura cunoasterea in fiecare moment a stocului atat din punct de vedere cantitativ cat si valoric
Mecanismul de rezervare Asigura gestionarea stocului disponibil, prin rezervarea anumitor cantitati. In fapt stocul disponibil poate fi negativ in cazul in care se hotareste comandarea respectivelor articole catre furnizori sau alte gestiuni. In functie de drepturi nu se vor prelua comenzi daca nu exista disponibil. Pentru anumiti operatori, disponibilul negativ va fi afisat ca fiind 0.
Mecanismul de stoc previzional Trebuie sa asigure in primul rand gestionarea corecta a comenzilor catre furnizori. Cu ajutorul lui se calculeaza necesarul de comandat.
Sistemul CRM - este un sistem de gestionare a relatiilor cu clientii actuali si viitori. El permite urmarirea tuturor interactiunilor cu un client de la stagiul de prospect la incheierea unui contract si continuarea relatiei furnizor-client.Fiecare prospect sau client va avea definit in modulul CRM o fisa unica. In aceasta fisa se pot urmarii toate interactiunile cu respectivul client prin forma unor rezolutii. Aceste rezolutii sunt introduse de catre agentul care a facut legatura cu clientul sau prospectul si descriu indetaliat exact ce s-a discutat.
Cronuri Fiecare rezolutie poate fi transformata intr-un cron. Cronurile avertizeaza agentii asupra anumitor actiuni care trebuie facute in curand. De exemplu se poate seta un cron in care agentul este avertizat ca un client asteapta astazi un telefon. Cand agentul deschide CRM-ul in meniul principal va vedea lista cu toate cronurile programate pentru ziua curenta.
Istoric In fisa client agentii pot urmari istoricul clientilor. Acest istoric consta in toate rezolutiile si cronurile care au fost asociate cu clientul respectiv de la prima interactiune. Astfel, va putea stii daca anumite probleme au mai aparut in trecut si cum au fost rezolvate, sau daca a fost trimisa o oferta, etc.
Canal de contact In fisa clientului poti afla de unde a auzit de serviciile oferite sau de unde a fost el contactat. Astfel poti afla simplu care canale de achizitionare clienti sunt cele mai eficiente.
Starea Contractului Pentru fiecare client puteti observa starea contractului fie el semnat, in negocieri sau refuzat.
Formulare Puteti lega formularele din website direct de modulul CRM. In momentul in care clientul introduce datele in formular programul va genera o noua fisa client impreuna cu toate datele oferite.
Banca in lei si valuta - in acest modul se opereaza inregistrarile corespunzatoare conturilor de banca. Se pot defini oricate conturi analitice de banca doreste, in lei sau valuta. Mai exact in acest modul se vor introduce toate miscarile din extrasul de cont. Platile si incasarile din acest modul se pot lega de furnizori si clienti, precum si de facturile emise sau primite. In acest caz o astfel de operatiune va inchide aceste facturi si va apare automat in fisa clientului sau furnizorului. In cazul conturilor in valuta programul calculeaza automat diferentele favorabile si nefavorabile de curs precum si diferenta de sold de la sfarsitul lunii. Fiecare cont isi creaza propriul Jurnal de Banca. Toate inregistrarile efectuate in acest modul se pot transfera automat in modulul Balanta contabila sub forma de nota centralizata sau necentralizata.
Casa in lei si valuta - in cadrul acestui modul se gestioneaza operatiunile cu numerar. Se pot creea si aici oricate conturi analitice de casa se doreste, in lei sau valuta. Exista posibilitatea de a gestiona avansurile si restituirile din deconturi (contul 542) prin corelarea acestora cu o anumita persoana. Platile si incasarile din acest modul se pot lega de furnizori si clienti, precum si de facturile emise sau primite. In cazul conturilor in valuta programul calculeaza automat diferentele favorabile si nefavorabile de curs precum si diferenta de sold de la sfarsitul lunii. Fiecare cont isi creaza propriul jurnal de casa. Toate inregistrarile efectuate in acest modul se pot transfera automat in modulul Balanta contabila sub forma de nota centralizata sau necentralizata.
Modulul Rapoarte - este locul in care informatiile pot fi aduse la vedere in diverse forme. Aceste rapoarte pot fi grupate in diverse meniuri si pot fi alocate modulelor de mai sus. Majoritatea rapoartelor pot fi construite direct de catre utilizatori, datorita unei componente vizuale integrate in sistem. Componenta vizuala a sistemului Resurse ERP transforma interogarea intr-o instructiune SQL.
Interogarile mai sofisticate pot fi creeate de catre firma care implementeaza sistemul si transmise prin e-mail.
Exista un mecanism de import a acestor rapoarte.
Pentru analiza datelor, sistemul poseda cateva cuburi multidimensionale (OLAP), pe principalele categorii de date ( vanzari, incasari/ plati, miscarea articolelor ).
